Dina personuppgifter i våra skolregister

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Region Halland registrerar dina personuppgifter i skoladministrativa register, lärplattformar, meddelandesystem, schemasystem, ekonomiadministrativa register, biblioteksregister, boenderegister och i register för statistik och uppföljning.

De uppgifter som ingår i registren kan vara personnummer, födelsedatum, namn, adress, telefon, e-postadress, vårdnadshavares motsvarande uppgifter, närståendes motsvarande uppgifter, vilken skola och klass du går i, närvaro, frånvaro, studieplan och vilka betyg du får. Region Halland behandlar personuppgifterna i syfte att tillhandahålla och administrera dina studier, samt för att förbättra och utveckla vår verksamhet.

Region Halland har rätt att registrera dina personuppgifter även om du eller din vårdnadshavare inte har gett oss ditt samtycke eftersom dessa personuppgifter är nödvändiga för att skoladministrationen ska kunna utföras. Vi har också rätt att registrera personuppgifter inom skolhälsovården utan samtycke. Den rättsliga grunden är att behandlingen anses utgöra en nödvändig uppgift av allmänt intresse. Samtycke krävs för att hälsouppgifter eller andra känsliga uppgifter ska få behandlas för elevadministrativa ändamål.

I vissa sammanhang, som till exempel under ett evenemang, kan Region Halland komma att ta fotografier eller spela in filmer och publicera dem på regionens webbplats regionhalland.se eller på andra webbplatser som administreras av Region Halland samt i sociala medier. Sådana fotografier och videor kan visa personer och innehålla personuppgifter. Region Halland har tydliga rutiner för i vilka sammanhang våra medarbetare får ta fotografier eller spela in filmer och vad som får publiceras på internet och i sociala medier. Vi kommer endast att använda ditt namn i samband med publiceringen om vi har ditt godkännande. Den rättsliga grunden för behandling är fullgörelse av uppgift av allmänt intresse.

Hur länge bevarar Region Halland dina personuppgifter?

Personuppgifter sparas så länge de är nödvändiga för ändamålet. Därefter beror det på gällande arkiv- och gallringsregler vad som kan raderas och vad som ska bevaras när uppgifterna förekommer i allmänna handlingar. Personuppgifter av ringa eller tillfällig betydelse raderas då de inte längre är aktuella enligt gällande gallringsbeslut för Region Halland. Du kan läsa mer om vilka lagringstider som gäller för behandlingen av dina personuppgifter i Region Hallands informationshanteringsplaner.

Vem delar vi dina personuppgifter med?

I de situationer det är nödvändigt för att Region Halland ska kunna bedriva regionens verksamhet delar vi dina personuppgifter med andra. Det kan exempelvis vara leverantörer som behandlar personuppgifter på Regionens uppdrag. I dessa fall blir leverantören personuppgiftsbiträden till oss. När personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka Region Halland har samlat in informationen.

Region Halland delar även dina personuppgifter med företag eller andra organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga. När dina personuppgifter delas med självständigt personuppgiftsansvariga sker det endast för att Region Halland ska kunna uppfylla regionens uppdrag, eller för att vi är skyldiga att göra det enligt lag. Region Halland är exempelvis skyldiga att lämna ut dina personuppgifter till Centrala studiestödsnämnden (CSN) och för vissa deltagare även till Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM).

Vårdnadshavare informeras om ogiltig frånvaro samma dag via SMS och/eller e-post. När du fyllt 18 år skickas inte längre denna information.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Region Halland strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter i Sverige eller inom EU/EES. Ibland kan Region Halland dock vara tvungna att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES, exempelvis om vi delar dina personuppgifter med en leverantör som är etablerad eller lagrar personuppgifterna i ett land utanför EU/EES. Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar Region Halland alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES.

I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet i fråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder. Exempel på lämpliga skyddsåtgärder är standardavtalsklausuler eller bindande företagsbestämmelser. Om du vill få en kopia av de skyddsåtgärder som har vidtagits eller information om var dessa har gjorts tillgängliga är du välkommen att kontakta oss.

Hur skyddas dina uppgifter?

Region Halland värnar om din integritet. Region Halland arbetar därför ständigt med att vidta alla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som i varje enskilt fall krävs för att skydda dina personuppgifter och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag. Rätten att söka i registren och vad som får registreras/sökas regleras av regler på skolan.

Inom elevhälsovården gäller mycket stränga krav på att bara den som deltar i din vård eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete får ta del av dina personuppgifter. Skolan ansvarar för att det inte finns möjlighet för obehöriga att ta del av uppgifter i skolhälsovårdens elektroniska journalsystem.

Vad har du för rättigheter?

Som elev vars personuppgifter behandlas av Region Halland har du flertalet rättigheter. Nedan förklarar vi vilka valmöjligheter du har och hur du kan utöva dessa rättigheter i samband med Region Hallands behandling av dina personuppgifter.

Offentlighetsprincipen

Region Halland omfattas av offentlighetsprincipen, vilket bland annat innebär att uppgifter som skickas till oss normalt blir allmänna handlingar. Region Halland är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter i allmänna handlingar, såvida inte uppgifterna omfattas av sekretess. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet och arkivregler kan även innebära begränsningar i vissa av dina rättigheter avseende dina personuppgifter.

Rätt till tillgång

Du eller din vårdnadshavare har rätt att få tillgång till dina personuppgifter. Om du önskar information om vilka personuppgifter Region Halland behandlar om dig kan du alltid begära detta i form av ett registerutdrag. Du kommer att få svar inom en månad från det att ansökan gjordes. I första hand bör du kontakta den aktuella verksamheten, skolan, som behandlar dina uppgifter för din begäran.

Rätt till rättelse

Om du eller din vårdnadshavare uppmärksammar felaktig, missvisande eller icke-komplett information om dig själv i våra skolregister kan du begära rättelse. I första hand bör du kontakta den verksamheten, skolan, som behandlar dina uppgifter för din begäran.

Rätt att bli raderad

I vissa situationer har du eller din vårdnadshavare rätt att få dina personuppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”). Det kan vara exempelvis då personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål de samlades in för eller om du har givit samtycke till en personuppgiftsbehandling som du vill återkalla. Det finns dock undantag, till exempel om uppgifterna måste sparas enligt offentlighets- och sekretesslagen eller om det finns rättsliga skyldigheter för Region Halland att behålla uppgifterna.

Rätt till begränsning

I vissa situationer har du eller din vårdnadshavare rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Det kan vara exempelvis då du bestrider personuppgifternas korrekthet. Under tiden Region Halland kontrollerar huruvida personuppgifterna är korrekta kan du begära en begränsad behandling. Under tiden behandlingen är begränsad får Region Halland endast behandla personuppgifterna av särskilda skäl.

Rätt till dataportabilitet

Om du självmant lämnat personuppgifter till Region Halland har du eller din vårdnadshavare i vissa situationer rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll (”rätten till dataportabilitet”). I dessa situationer har Region Halland en skyldighet att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifterna. En förutsättning för rätten till dataportabilitet är att Region Halland behandlar dina personuppgifter med stöd av samtycke eller för att uppfylla ett avtal med dig.

Rätt till invändning

I vissa fall har du eller din vårdnadshavare rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter. Om sådan omständighet föreligger får Region Halland endast fortsätta behandla uppgifterna om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att fortsätta behandla uppgifterna.

Återkalla samtycke

Om du har lämnat samtycke till en behandling av dina personuppgifter har du eller din vårdnadshavare rätt att när som helst återkalla detta samtycke.

Klagomål

Om du är missnöjd med Region Hallands behandling av dina personuppgifter kan du eller din vårdnadshavare inge ett klagomål till Region Halland eller till Integritetsskyddsmyndigheten.

Hur utövar du dina rättigheter?

Om du vill använda någon av rättigheterna ovan är du eller din vårdnadshavare välkommen att kontakta Region Hallands dataskyddsenhet, se nedan för kontaktuppgifter.

Om du istället vill lämna ett klagomål till en tillsynsmyndighet ber vi dig eller din vårdnadshavare att kontakta Integritetsskyddsmyndigheten. Kontaktuppgifter hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats Länk till annan webbplats.. Där finns också mer information om dataskyddsförordningen.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter på skolan är Driftnämnden Kultur och Skola, Region Halland.

Hur kontaktar jag Region Hallands dataskyddsombud?

Region Hallands dataskyddsombud ansvarar för dataskyddsfrågor. Om du har några frågor kring denna information, behandlingen av dina personuppgifter eller hur du kan utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta regionens dataskyddsombud på:

Dataskyddsenheten Region Halland
Box 517
301 80 Halmstad

Telefon: 035-13 10 00

E-post: dataskydd@regionhalland.se